Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Wisna Rafimanesh, handelend onder de merknaam WE Beauty, is een eenmanszaak en verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven.

• Zadelmakerstraat 49, 1315 AN Almere, Nederland
• KVK 42117236
• Btw-identificatienummer NL005507602B13
• info@wébeauty.com · +31 6 1172 3776

2. Welke gegevens verwerkt WE Beauty?

• Contactgegevens, zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer.
• Berichten en vragen die je per e-mail, telefoon of WhatsApp verstuurt.
• Boekingsgegevens, zoals de gekozen behandeling, afspraakdatum en -tijd en afspraakstatus.
• Het bedrag en de status van de vaste aanbetaling van € 25,00. Mollie verwerkt de daadwerkelijke online betaling; WE Beauty ontvangt geen volledige betaalkaartgegevens.
• Voor- en nafoto’s om samen de voortgang te bekijken. En, uitsluitend na aparte toestemming, eventueel voor marketing.
• Privéfeedback die je bewust per e-mail aan WE Beauty verstuurt.
• Je e-mailadres en toestemmingsstatus wanneer je je aanmeldt voor een nieuwsbrief.
• Beperkte technische en statistische gegevens via Google Analytics 4. Dit alleen nadat je statistieken hebt geaccepteerd.

Medische bijzonderheden worden tijdens de intake uitsluitend mondeling besproken en worden volgens de overeengekomen werkwijze niet per e-mail ontvangen of in het klantdossier vastgelegd.

3. Doelen en grondslagen

• Je vraag beantwoorden en een consult of behandeling voorbereiden.
• Een afspraak boeken, bevestigen, wijzigen, herinneren en uitvoeren.
• De aanbetaling verwerken en het restant administreren.
• De administratie voeren en aan wettelijke verplichtingen voldoen.
• De website en boekingsomgeving beveiligen, misbruik voorkomen en de dienstverlening verbeteren.
• Met jouw toestemming: statistieken activeren, foto’s publiceren of een nieuwsbrief sturen.

Als de werkwijze later verandert en medische bijzonderheden wel worden vastgelegd, wordt vooraf de juiste AVG-grondslag, beveiliging en bewaartermijn bepaald. Een eventuele zorgrechtelijke dossierplicht wordt gekoppeld aan de uitkomst van de Wkkgz-controle.

4. Boekingen en betalingen

De agenda van HadidyLabs verwerkt je naam, e-mailadres, telefoonnummer, gekozen behandeling, afspraakdatum en -tijd en betaalstatus. Een online afspraak wordt na een geslaagde boeking en aanbetaling direct bevestigd.

Mollie verwerkt de vaste online aanbetaling van € 25,00. De aanbetaling wordt met de behandelprijs verrekend.

5. Dienstverleners en ontvangers

• STRATO voor hosting, domeinbeheer en zakelijke e-mail.
• HadidyLabs voor agenda, afspraakbeheer, technisch beheer en het eigen systeem waarmee nieuwsbrieven in opdracht van WE Beauty via de zakelijke STRATO-mailbox worden verzonden.
• Mollie voor online betalingen, waaronder Klarna wanneer deze betaalmethode in de betaalomgeving beschikbaar is.
• Apple/iCloud voor opslag van voor- en nafoto’s en, voor zover gebruikt, klantgegevens.
• WhatsApp/Meta wanneer je zelf via WhatsApp contact opneemt.
• De boekhouder, voor zover gegevens nodig zijn voor de administratie.
• Google Analytics 4, uitsluitend na toestemming; Search Console voor technische zoekprestaties.

De boekhouder en eventueel gebruikte boekhoudsoftware worden toegevoegd zodra die bekend zijn. De rollen, verwerkersafspraken, subverwerkers en eventuele toegang of doorgifte buiten de EER worden per leverancier gecontroleerd. Dat WE Beauty alleen in Nederland werkt, betekent niet automatisch dat alle digitale verwerking uitsluitend binnen de EER plaatsvindt.

6. Gezondheidsgegevens en foto’s

Informatie over een ingreep, de herstelfase, medicatie of andere medische omstandigheden kan iets over je gezondheid zeggen. Deze bijzonderheden worden uitsluitend mondeling en vertrouwelijk tijdens de intake besproken en volgens de overeengekomen werkwijze niet per e-mail ontvangen of schriftelijk opgeslagen. Stuur daarom geen medische dossiers of medische bijzonderheden via gewone e-mail, de planner of WhatsApp.

WE Beauty maakt voor- en nafoto’s om de voortgang per afspraak samen te beoordelen. Deze foto’s worden in iCloud opgeslagen en zijn volgens de afgesproken werkwijze alleen toegankelijk voor Wisna.

Toestemming voor marketing staat altijd los van een behandeling. Geen toestemming geven heeft geen gevolgen voor de mogelijkheid om behandeld te worden.

Toestemming voor toekomstige publicatie kan worden ingetrokken. Een intrekking verandert niet met terugwerkende kracht wat vóór de intrekking rechtmatig is gedaan, maar WE Beauty stopt daarna met nieuwe publicatie en verwijdert of anonimiseert eigen online uitingen voor zover dat redelijkerwijs mogelijk en juridisch vereist is.

Dossierfoto’s worden volgens de intake maximaal twee jaar bewaard. Voor marketing wordt vóór publicatie een afzonderlijk formulier gebruikt waarop per kanaal toestemming wordt gevraagd en de intrekkingsroute wordt toegelicht.

7. Bewaartermijnen

• Losse contactvragen zonder boeking: maximaal twaalf maanden na het laatste contact.
• Klant- en afspraakgegevens: maximaal 24 maanden na de laatste behandeling, tenzij een wettelijke plicht of lopend geschil langer bewaren vereist.
• Opdracht- en afspraakbevestigingen in de zakelijke mailbox: maximaal twaalf maanden, behalve wanneer gegevens onderdeel zijn van de wettelijke administratie of nodig blijven voor een lopend geschil.
• Voor- en nafoto’s in het klantdossier: maximaal twee jaar, tenzij eerder verwijderen mogelijk en passend is.
• Factuur-, betaal- en andere gegevens uit de basisadministratie: zeven jaar.
• Afgehandelde klachten: twee jaar na afsluiting, langer zolang een geschil loopt of de wet dit verlangt.
• Privéfeedback: maximaal twaalf maanden.
• Toestemming in verband met nieuwsbrief: totdat je je afmeldt, plus alleen de minimale registratie die nodig is om de afmelding te verwerken en verleende toestemming te bewijzen.
• Google Analytics 4 gebruikers- en gebeurtenisgegevens: veertien maanden.

8. Beveiliging en toegang

Alleen Wisna heeft volgens de afgesproken werkwijze toegang tot intakegegevens en voor- en nafoto’s. Dienstverleners krijgen uitsluitend toegang tot de gegevens die nodig zijn voor hun eigen taak, zoals boeking, betaling of technisch beheer.

WE Beauty gebruikt tweestapsverificatie, apparaatvergrendeling, iCloud-beveiliging en een afgeschermd fotoalbum. Mogelijke datalekken worden vastgelegd en beoordeeld via de interne datalekprocedure.

Voor publieke livegang wordt nog gecontroleerd of alle betrokken accounts unieke toegang, tweestapsverificatie en passende herstel- en back-upinstellingen hebben.

9. Jouw privacyrechten

Je kunt via info@wébeauty.com vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van je gegevens. Je kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen en toestemming intrekken. WE Beauty kan redelijke informatie vragen om je identiteit veilig te controleren.

Ben je niet tevreden over de afhandeling, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Wijzigingen

Deze verklaring wordt aangepast wanneer het intakeproces, de leveranciers, bewaartermijnen, analytics of andere gegevensverwerkingen veranderen. Bovenaan staat steeds de datum van de actuele versie.